La note de frais est un document essentiel dans la gestion quotidienne d’une entreprise. Mal geree, elle peut entrainer des redressements fiscaux. Bien maitrisee, elle optimise votre tresorerie et vos deductions.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais est un document par lequel un salarie ou un dirigeant demande le remboursement de depenses professionnelles avancees avec ses fonds personnels.
Les mentions obligatoires
- L’identite du salarie ou dirigeant
- La date de la depense
- La nature de la depense (repas client, deplacement, hebergement…)
- Le montant HT, la TVA et le montant TTC
- Le lieu de la depense
- Le motif professionnel (nom du client, objet de la reunion…)
- Le justificatif original (facture, ticket de caisse, recu)
Les differents types de notes de frais
Frais de repas
Les repas d’affaires sont deductibles integralement si justifies. Pour les repas personnels hors domicile, deduction limitee a la difference entre le cout du repas et le forfait repas a domicile (5,35 euros en 2026).
Frais de deplacement
Deux options : le forfait kilometrique ou les frais reels (carburant, peage, parking). Le choix est annuel.
Frais d’hebergement
Deductibles si le deplacement est justifie et que la distance avec le domicile depasse 50 km ou 1h30 de trajet.
Frais de fournitures et equipements
Achats de bureau, consommables, petit materiel : deductibles si engages pour l’activite professionnelle.
La TVA recuperable sur les notes de frais
| Type de frais | TVA recuperable ? |
|---|---|
| Repas d’affaires | Oui (avec facture) |
| Hebergement | Oui (hors petit-dejeuner) |
| Carburant essence | 80 % (vehicule tourisme) |
| Carburant gazole | 80 % (tourisme) / 100 % (utilitaire) |
| Peages et parking | Oui |
| Transport en commun | Non (exonere de TVA) |
Regles de deductibilite fiscale
Pour qu’une depense soit deductible, elle doit remplir quatre conditions :
- Etre engagee dans l’interet de l’entreprise
- Etre justifiee par un document probant
- Etre comptabilisee correctement
- Ne pas etre excessive
Les erreurs qui coutent cher en cas de controle
- Absence de justificatifs : depense reintegree au resultat imposable
- Depenses personnelles deguisees : redressement + penalites de 40 %
- Notes de frais forfaitaires sans detail : non admises
- Doublons : meme depense remboursee deux fois = fraude
Modele de note de frais a telecharger
Format Excel compatible avec tous les logiciels (Excel, Google Sheets, LibreOffice)
Voici un apercu du modele :
| Date | Nature de la depense | Lieu / Motif | Montant TTC | TVA | Montant HT | Justificatif |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 05/03/2026 | Repas client | Restaurant Le Comptoir – RDV prospect | 45,00 | 3,75 | 41,25 | Ticket CB + facture |
| 07/03/2026 | Deplacement train | Paris-Lyon – Formation | 89,00 | 8,09 | 80,91 | Billet SNCF |
| 10/03/2026 | Fournitures bureau | Cartouches imprimante | 32,50 | 5,42 | 27,08 | Facture Amazon |
| 12/03/2026 | Indemnites km | RDV client Versailles – 45 km A/R | 25,07 | – | 25,07 | Agenda + carte |
| TOTAL | 191,57 | 17,26 | 174,31 | |||
Mentions obligatoires en bas de la note de frais :
- Nom et prenom du salarie
- Service / Fonction
- Periode concernee (mois)
- Signature du salarie + Date
- Visa du responsable + Date
- Mode de remboursement (virement, cheque)
Adaptez ce modele a votre entreprise. Votre expert-comptable peut vous fournir un modele personnalise integre a votre logiciel de comptabilite.
Questions frequentes
Combien de temps conserver les notes de frais ?
6 ans a compter de la date de la depense. Numerisez-les systematiquement.
Un dirigeant peut-il se rembourser des notes de frais ?
Oui. Gerants SARL, presidents SAS et dirigeants doivent respecter les memes regles de justification.
Peut-on deduire les frais de restaurant sans justificatif ?
Non. Sans justificatif, la depense n’est pas deductible.
Comment bien organiser la gestion des notes de frais ?
Modele standard, delai mensuel, validation hierarchique, numerisation. Un expert-comptable peut structurer ce processus.
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Nos experts-comptables analysent votre situation et vous conseillent sous 24h.